25. Офисные пакеты прикладных программ: состав и назначение.

Офисный пакет – набор приложений, предназначенных для обработки электронной документации на персональном компьютере. Компоненты офисных пакетов распространяются, как правило, только вместе, имеют схожий интерфейс и хорошо взаимодействуют друг с другом.

Как правило, офисный пакет содержит следующий набор компонентов (или некоторые его элементы):

Табличный редактор – средство для обработки объёмных таблиц данных

В дополнение к этому, некоторые пакеты содержат ещё и следующие типы приложений:

Создатель презентаций – позволяет создавать красочные и впечатляющие электронные презентации

Система управления базами данных (СУБД) – позволяет управлять базами данных

Графическая программа – позволяет редактировать графические форматы файлов

Редактор формул – позволяет создавать и редактировать математические формулы.

Выделяются следующие виды пакетов прикладных программ:

1) проблемно-ориентированные. Используются для тех проблемных областей, в которых возможна типизация функций управления, структур данных и алгоритмов обработки. Например, это ППП автоматизации бухучета, финансовой деятельности, управления персоналом и т.д.;

2) автоматизации проектирования (или САПР). Используются в работе конструкторов и технологов, связанных с разработкой чертежей, схем, диаграмм;

3) общего назначения. Поддерживают компьютерные технологии конечных пользователей и включают текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных (СУБД);

4) офисные. Обеспечивают организационное управление деятельностью офиса. Включают органайзеры (записные и телефонные книжки, календари, презентации и т.д.), средства распознавания текста;

5) настольные издательские системы - более функционально мощные текстовые процессоры;

системы искусственного интеллекта. Используют в работе некоторые принципы обработки информации, свойственные человеку. Включают информационные системы, поддерживающие диалог на естественном языке; экспертные системы, позволяющие давать рекомендации пользователю в различных ситуациях; интеллектуальные пакеты прикладных программ, позволяющие решать прикладные задачи без программирования.

Офисные ППП. Данный класс программных продуктов включает программы, обеспечивающие организационное управление деятельностью офиса:

– Органайзеры (планировщики) – программное обеспечение для планирования рабочего времени, составления протоколов встреч, расписаний, ведения записной и телефонной книжки.

В состав программ-органайзеров входят: калькулятор, записная книжка, часы, календарь и т. п. Наиболее часто подобное программное обеспечение разрабатывается для ноутбуков, персональных компьютеров блокнотного типа.

– Программы-переводчики, средства проверки орфографии и распознавания текста включают:

программы-переводчики, предназначенные для создания подстрочника исходного текста на указанном языке;

словари орфографии, используемые при проверке текстов;

словари синонимов, используемые для стилевой правки текстов;

программы для распознавания считанной сканерами информации и преобразования в текстовое представление. К ним относятся:

ППП OCR Cunei Form 2.0 – обеспечивает распознавание смешанных русско-английских текстов, в формате RTF сохраняется как текст, так и иллюстрации;

ППП OCR Tiger – шрифтовая обучаемая система распознавания русского языка с возможностью автоматического выбора шрифта из библиотеки, обеспечивает многостраничный ввод текстов;

ППП Stylus Lingvo Office – реализует весь цикл «от листа до листа» – с помощью сканера осуществляется считывание текстового изображения, находящегося на печатном листе; FineReader осуществляет распознавание оптических образов и запись считанной информации в текстовом виде; Stylus for Windows выполняет перевод на указанный язык; корректор орфографии Lingvo Corrector и резидентный словарь Lingvo осуществляет проверку и правку. Результат перевода представляется в формате текстового редактора Word for Windows.

- Коммуникационные ППП – предназначены для организации взаимодействия пользователя с удаленными абонентами информационной сети. В условиях развития глобальной информационной сети Internet появился новый класс программного обеспечения – браузеры, средства создания WWW-страниц. Они различаются возможностями поддержки языка HTML, использованием цвета при оформлении фона, текста, форматированием текста, использованием графических форматов изображений, таблиц, фонового звука, мультипликации и т. п. Большинство браузеров используют язык Java. Электронная почта также становится обязательным компонентом офисных ППП. Наиболее широко распространенные ППП электронной почты:

Eudora 2.1.2 (Qualcomm); Pegasys Mail 2.4 (David Haris); DML (DEMOS).

Они различаются платформами, на которых работают (DOS, Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Macintosh), ценой и условиями распространения, поддерживаемыми транспортными протоколами, интерфейсом с сетями. Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле подписи, проверку орфографии на любом из языков, управление сообщениями по электронной почте (оповещение о новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т. д.

 

26. Текстовые процессоры. Назначение и основные функции.

В наше время одна из самых распространённых задач, выполняемых на компьютере, – это обработка текстов. Текстовые процессоры заменили печатные машинки, позволяя создавать тексты с использованием нескольких шрифтов, с выравниванием параграфов, с таблицами, изображениями, списками и т.п.

Даже несмотря на то, что текстовые процессоры предлагают также некоторые функции настольных издательских средств, они все-таки очень ограничены: ограничена точность измерений, ограничена заливка текстом вокруг изображений и таблиц и т.п.

Текстовый процессор – вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации. Иногда текстовый процессор называют текстовым редактором второго рода.

Текстовыми процессорами в 1970-е – 1980-е годы называли предназначенные для набора и печати текстов машины индивидуального и офисного использования, состоящие из клавиатуры, встроенного компьютера для простейшего редактирования текста, а также электрического печатного устройства. Позднее наименование «текстовый процессор» стало использоваться для компьютерных программ, предназначенных для аналогичного использования.

Текстовые процессоры были одними из первых приложений для повышения производительности работы в офисе, и вместе с развитием компьютеров прошли значительный путь эволюции по обогащению функциональностью и удобством работы.

Классический пример – распространенный в мире текстовый процессор Microsoft Word из офисного пакета Microsoft Office, он установлен по приблизительным оценкам на пол миллиарда компьютеров по всему миру. Как альтернатива классическому майкрософтовского текстовому процессору получает распространение бесплатная программа из офисного пакета OpenOffice.org Writer, которая мало в чем уступает возможностям и страдала в свое время скорее от неполной совместимости с закрытыми форматами файлов Microsoft.

Текстовые процессоры, в отличие от текстовых редакторов, имеют больше возможностей для форматирования текста, внедрения в него графики, формул, таблиц и других объектов. Поэтому они могут быть использованы не только для набора текстов, но и для создания различного рода документов, в том числе официальных.

Программы для работы с текстами можно разделить на простые текстовые процессоры, мощные текстовые процессоры и издательские системы.

Функции текстовых процессоров обычно включают компоновку и форматирование текста, широкие возможности работы с содержанием и страницами, расширенный набор доступных символов, проверку орфографии, внедрение в документ гиперссылок, графики, формул, таблиц и объектов. Некоторые текстовые процессоры имеют собственный встроенный скриптовый язык для автоматизации операции по обработке документов.

Типичными функциями текстовых процессоров также являются:

– пакетное укладки листов с помощью шаблонов и адресной базы данных

– индексация ключевых слов и их страниц

–автоматическое заключение содержания документа и его секций с соответствующими страницами

– перекрестные ссылки между секциями с указанием страниц

– оформление сносок по номерам

– вариантность документа с помощью переменных (например номер модели, артикул и т.д.)

– поддержка версий документа

Языковая поддержка со стороны текстового процессора часто включает

–проверку орфографии,

–сообщения о грамматических ошибках, где такой вывод может сделать программа

"Тезаурус" – "сокровищница", то есть предложение вариантов правильного написания для слов, которые программа считает набранными ошибочно.

Другие распространенные функции текстовых процессоров, это

–общие групповая работа на документом

–комментарии и аннотации к документам

–поддержка рисунков, иллюстраций и диаграмм

Большинство существующих текстовых процессоров предлагают возможность собрать статистику о редактируемом документе. Она обычно включает: количество символов, слов, предложений, строк, абзацев или параграфов, количество страниц, длину слов, предложений и абзацев. Конечно, эта статистика не является совершенной: часто встречаются ошибки, связанные с тонкостями определение того или иного понятия. Тем не менее, по статистике можно получить полезную информацию упомянутого характера, если в ней возникает необходимость.

Использование текстовых процессоров. В мире бизнеса текстовые процессоры – чрезвычайно распространенный инструмент. Его типично применяют для укладки анкет, установок, листов, договоров, инструкций по эксплуатации.

Бизнес нуждается в документах определенного стиля, которые укладываются в ограниченное время. Поэтому текстовые процессоры с разносторонними возможностями редактирования и похожими приемами находят здесь почву для широкого распространения.

Образовательные учреждения имеют дело с многочисленными и часто объемными документами. Преподаватели и студенты создают тексты, которые могут насчитывать сотни страниц.

Кроме того, часто обучать учащихся работе с компьютером начинают с освоения текстовых редакторов и процессоров. Эти навыки становятся первым опытом.

Использование текстовых процессоров в собственном доме часто является продолжением профессионального занятия в бизнесе или образовании. Кроме того, конечно, редактор используется и для собственных нужд, от переписки и к писанию стихов.

 

27. Текстовые процессоры. Создание текстовых эффектов. Вставка рисунков.

С помощью текстовых эффектов можно создавать художественные текстовые объекты, делающие вашу работу более привлекательной. Существует много различных параметров для настройки текстовых художественных объектов (линии, области, положения, размеры и пр.), поэтому в вашем распоряжении большой выбор таких объектов. Вы всегда найдете подходящий для вашего документа объект.

Наиболее распространенным и часто используемым во всем мире текстовым процессором на сегодняшний день является Microsoft Word. Компоненты редактора Word.

Graph, Equation, WordArt – благодаря этой группе программ возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation – редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т.е. На тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.

WordArt берет шрифты, растягивает, оттеняет и изменяет их форму. Это очень удобное средство для вставки в текст эмблем, логотипов и заголовков.

Если Вы хотите вставить WordArt-объект в ваш документ, то нужно выполнить команду Вставка – Рисунок – Объект WordArt . При работе с WordArt-объектом Word 97 автоматически переключится в режим разметки страницы и появляется специальная панель инструментов, предназначенная для форматирования WordArt-объекта, также на экране появляется диалоговое окно "Изменение текста WordArt”. В диалоговом окне "Изменение текста WordArt” осуществляется ввод и основные элементы форматирования текста. Любая оформительская операция, осуществленная в рамках WordArt, сразу же приводит к соответствующему изменению формата редактируемого фигурного текста. Как и в обычный текст документа Word, в текст WordArt-объекта можно вставлять специальные символы, пользуюсь таблицей символов.

Диалоговое окно "Коллекция WordArt”.

– Открывает диалоговое окно "Формат объекта WordArt”.

Доступные возможности в этом окне позволяют выполнить размещение, задать размер, цвет и способ обтекания текста для активного объекта.

– Открывает меню форм фигурного текста.

– Включает режим свободного вращения объекта.

– Обеспечивает выравнивание букв объекта по высоте. Малые буквы при этом увеличиваются.

– Располагает текст вертикально не поворачивая литер. Для отказа от этой процедуры необходимо щелкнуть еще раз на этой кнопке.

– Открывает меню способов выравнивания текста активного объекта.

– Открывает диалоговое окно задания межсимвольных интервалов. Кроме пяти фиксированных интервалов можно задать и интервал требуемой величины в поле "Настраиваемый”.

При работе с фигурным текстом можно также воспользоваться панелью инструментов "Рисование” для создания тени и объема, а также других текстовых эффектов.

Для вставки WordArt-объекта в документ достаточно навести курсор мыши на свободную часть окна программы Word и щелкнуть левой кнопкой мыши. Ниже Вы можете увидеть несколько примеров фигурного текста с различными элементами форматирования

Для вставки фигурного текста в документ можно также воспользоваться кнопкой "Добавить объект WordArt” на панели инструментов "Рисование”. В результате выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно "Коллекция WordArt”, в котором нужно выбрать подходящий образец фигурного текста и нажать кнопку "ОК”.

Рассмотрим команды, которые выполняются при нажатии на кнопки панели инструментов "WordArt” слева направо.

– Позволяет добавить объект WordArt в документ.

– Открывает окно "Изменение текста WordArt”, позволяющее внести изменение в текст, шрифт и начертание активного объекта

– Открывает диалоговое окно "Коллекция WordArt”, которое предназначено для выбора нового варианта оформления активного объекта.

"Действия” – служит для выравнивания рисованного объекта. Выравнивание элемента можно выполнить относительно страницы или относительно узлов невидимой сетки, покрывающей страницу. С помощью этой команды можно также группировать и разгруппировывать объекты рисунка, а также поворачивать и наклонять их, т.е. осуществлять основные действия при работе с рисунком.

– "Выбор объектов” – предназначена для выбора как одного, так и множества объектов. Для этого нужно с помощью мыши растянуть прямоугольник выбора так, чтобы охватить все выделяемые рисованные объекты. После отпускания кнопки мыши охваченные прямоугольником выбора объекты выделяются. Кнопка "Выбор объектов” после нажатия фиксируется. Для возврата в режим работы с текстом документа кнопку следует нажать еще раз и она освободится.

– "Свободное вращение” – позволяет повернуть или отразить рисованный объект. Эти выполняемые команды можно также найти в раскрывавшемся списке при нажатии на кнопку "Действия”.

– "Автофигуры” – в результате щелчка на этой кнопке открывается меню выбора автофигуры. Все доступные автофигуры поделены на шесть категорий. Для вставки фигуры нужно выбрать элемент фигуры после нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее протащить курсор обозначая положение и размер автофигуры в документе. После освобождения кнопки мыши автофигура остается выделенной размерными маркерами. Некоторые из автофигур снабжены еще и несколькими желтыми маркерами, перетаскивая которые с помощью мыши, можно менять форму автофигуры.

– "Линия” – служит для рисования линии. Вам необходимо установить курсор в начало рисования линии, нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее перетащить до конца линии, а затем отпустить кнопку мыши. Word соединит начальную и конечную точки.

– "Стрелка” – служит для вставки стрелки. Способ создание стрелки абсолютно идентичен созданию линии за исключением того, что после выполнения операции у конечной точки появится стрелка.

– "Прямоугольник” – позволяет нарисовать прямоугольник, для создания которого нужно задать две диагональные точки: начальную и конечную аналогично созданию линии (при нажатой клавише [Shift] получится квадрат).

– "Овал” – создание эллипса, происходит аналогично созданию всех выше описанных объектов (при нажатой клавише [Shift] получится круг).

– "Надпись” – позволяет в любом месте рисунка вставить надпись. Необходимо определить область в которой будет находиться текст надписи.

– "Добавить объект WordArt” – открытие окна коллекции WordArt.

– "Цвет заливки” – устанавливает способ заливки выделенного объекта. Возможно использование дополнительного цвета при нажатии на кнопку "Дополнительные цвета” в открывшемся списке "Цвет заливки”. При нажатии на эту кнопку на экране появится диалоговое окно "Цвета”, в котором можно выбрать любой цвет заливки. Можно использовать различные способы заливки при нажатии кнопку "Способы заливки” в списке "Цвет заливки”. На экране появится диалоговое окно Заливка в котором можно выбрать любой способ заливки выделенного объекта.

– "Цвет линии” – служит для изменения цвета линии рисованного объекта.

– "Цвет шрифта” – устанавливает цвет написанного текста.

– "Тип линии” – производит выбор типа линии из стандартного списка.

– "Тип штриха” – служит для выбора типа штриха и установки пробелов между штрихами.

– "Вид стрелки” – предназначена для выбора вида стрелки, которые получаются при создании стрелки.

– "Тень” – создает эффект тени различными способами с различным видом освещения.

– "Объем” – придает объем фигурному тексту.

В состав редактора Word 97, для размещения графики, существуют возможности не только вставки уже существующих рисунков, но и средства, которые позволяют создавать рисунки, состоящие из линий и геометрических фигур.

Создание рисованных и графических объектов

Редактор Word позволяет применять элементы рисование объекта к уже существующему графическому объекту. Это может понадобиться при небольшом изменении внешнего вида графического объекта при неизменности самого рисунка. Для вставки рисованного объекта нужно выполнить команду Вставка – Объект и в появившемся диалоговом окне "Объект” на вкладке "Создание” в списке "Тип объекта” выбрать "Рисунок Microsoft Word”, после чего нажать на кнопку "ОК”. На экране появится окно редактирования графического объекта с рамкой ограничения рабочего пространства и панелью инструментов "Рисование”.

Если же Вы хотите вставить рисунок в любом месте документа Word 97 без вставки какого-либо графического объекта, то вам достаточно воспользоваться панелью инструментов "Рисование”.

Вывод на экран различных панелей инструментов, в том числе и панель инструментов "Рисование” рассматривались ранее, теперь обратимся лишь к командам, которые выполняются при нажатии на кнопки данной панели.

С помощью Wоrd можно иллюстрировать документы, используя картинки, созданные графическими программами. Word принимает многие наиболее часто используемые форматы графики. Вставка рисунка в текст осуществляется одним из следующих способов.

Необходимо выполнить команду Вставка / Рисунок (при использовании этого метода наличие программы, с помощью которой создавался рисунок, не обязательно).

Запустите программу создания рисунка и скопируйте его в буфер обмена Windows. Затем скопируйте рисунок из буфера обмена в документ.

Выполните команду Вставка/Объект (при использовании этой команды вставленный рисунок можно редактировать с помощью программы, создавшей рисунок).

Файл документа, который содержит рисунок, занимает очень много места. Уменьшить размер файла можно при помощи создания связи документа с файлом рисунка без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае каждый раз при открытии документа Word обращается к файлу рисунка, чтобы отобразить рисунок. Связь создастся посредством команды Вставка/Рисунок, В диалоговом окне Вставка рисунка следует установить флажок Связь с файла и снять флажок.

 

28, Текстовые процессоры. Вставка диаграмм. Редактор формул.

Воспринимать информацию, содержащуюся в документе, намного легче, если он включает диаграммы, таблицы и иллюстрации. Диаграмма Microsoft Graph (MS Graph) позволяет создавать и встраивать в тексты таблицы и диаграммы.

Чтобы встроить в Word-документ объект (диаграмму) из MS Graph, следует установить курсор в позиции вставки и вызвать команду Объект меню Вставка.

В диалоговом окне вставки объекта, в списке типов объектов нужно выбрать элемент Диаграмма Microsoft Graph. После нажатия кнопки ОК откроется окно программы MS Graph, содержащее некоторую диаграмму:

В этом окне расположено два окна: окно таблицы и окно диаграммы.

Диаграмма, созданная в MS Graph, в любой момент соответствует данным в таблице. По своему желанию пользователь может изменить тип диаграммы. Для этого необходимо выбрать команду Тип диаграммы в меню Диаграмма. В открывшемся диалоговом окне Тип диаграммы указать тип диаграммы (линейная, круговая и т.д.) и нажать кнопку ОК.

Может возникнуть необходимость изменить не только тип диаграммы, но и шрифт. Для изменения шрифта нужно выполнить двойной щелчок внутри легенды.

В результате на экране появится диалоговое окно Формат легенды, содержащее раздел Шрифт.

Открыв его, пользователь получит возможность выбрать гарнитуру шрифта, его кегль, начертание и т.д.

Диалоговые окна для форматирования других элементов диаграммы открываются таким же способом - двойным щелчком мыши на нужном элементе.

Чтобы вставить полученную диаграмму в Word-документ, следует щелкнуть в документе (вне диаграммы). В результате диаграмма будет вставлена в документ. Размеры диаграммы можно изменять с помощью маркеров прямо в документе.

Для изменения диаграммы нужно маркировать ее и выполнить двойной щелчок, чтобы открыть прикладную программу MS Graph. После внесения изменений и возвращения в документ все изменения отразятся в нем автоматически.

Редактор формул – это отдельная программа, которая запускается из Word. Вставка формулы осуществляется с помощью команды Вставка>Объект. В диалоговом окне выберите Microsoft Equation 3.0. Появится область ввода формулы и плавающее меню редактора математических формул, который позволяет набирать математическую формулу любой сложности. Для вставки символа в формулу нажмите кнопку на панели формул, а затем выберите символ из палитры, появляющейся под кнопкой. В редакторе формул содержится около 120 шаблонов.